履歴書封筒の書き方・入れ方・郵送方法

履歴書と封筒

近年では履歴書をデータでやりとりすることが多くなってきましたが、履歴書を郵送したり持参し手渡ししたりする場面もあるかと思います。その際に困ってしまうのが封筒に入れる際の基本マナーです。

ここでは封筒の書き方から履歴書の入れ方、よくある疑問と解決法を詳しく解説していきます。

宛名の書き方は?

履歴書を入れる封筒の書き方に、厳密なルールはありません。一方で、一般的な封筒宛名に関するマナーや受け取る側への配慮は必要となりますので、下記に注意しましょう。
郵送する場合と、応募先の企業に持参して手渡すケースに分けて見ていきます。

封筒の書き方基本ポイント~郵送の場合~

封筒の書き方(郵送の場合)

住所は正確に記入する

企業の住所や例のように右上から正確に記入します。都道府県等も省略しないようにしましょう。また「○-○-○」などと略さず、「○丁目○番地○」などと記載するほうが丁寧です。

会社の宛名は正式名称記入

応募企業の社名は(株)等の略字を使用せず正式名称を、中央に記入しましょう。
また、宛名の最後には「御中」または「様」を使い分け記載します。宛先の部署名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載しても問題ありません。

会社の宛名は正式名称記入解説画像

履歴書在中を赤字で左下に書く

封筒の中身が履歴書であるということが一目でわかるよう、「応募書類在中」または「履歴書在中」と記入しましょう。
手書きする場合は赤いペンで記載し、その周りを定規などを使って赤い枠で囲みます。また、「応募書類在中」のスタンプも販売されているため、赤いインクを付け使用しても良いでしょう。

切手は左上に貼る

切手は左上に貼りましょう。万が一の事を備え、スティックのりなどで貼ると剥がれるのを防止することが出来ます。

封筒の書き方基本ポイント~手渡しの場合~

封筒の書き方(手渡しの場合)

表面は履歴書在中のみ記載する

企業を訪問し直接手渡す際も、封筒に入れて持ち込みます。この際に宛名を記載する必要はありません。左下に赤字で「応募書類在中」とのみ記載します。

裏面は自分の住所を記載する

裏面にはあなたの住所と氏名を記載します。こうすることで、採用担当者が誰の履歴書が入っているのかを確認できます。

封はしないでおく

手渡しをする際に、封筒を開けて中の履歴書だけ提出するよう求められる場合もあります。その際に手間取らないよう、封をしないでおくと良いでしょう。
手渡しの際のマナーは後ほどご説明します。

履歴書の入れ方

封筒に入れる際、直接履歴書一枚だけを入れるのはマナー違反となります。郵送時に汚れるのを防ぐため、また採用担当者が見やすいようにするため以下のポイントに気をつけましょう。

書類一式をクリアファイルに入れる

応募書類一式は、汚れないためクリアファイルに入れましょう。また採用担当者が保管しやすくなるというメリットもあります。

書類の入れる順番は送付状→履歴書

書類の入れる順番は、一番上から送付状→履歴書→(ある場合)職務経歴書としましょう。履歴書は、顔写真がある面が上になるよう入れましょう。
その他の書類がある場合は、その下に入れていくようにしてください。

送付状の基本的な書き方

応募書類の一番上に、送付状をつけましょう。送付状とは、「誰が、いつ、どのような書類を、何の目的で送ったのか」を簡潔に表す書類です。

送付状の基本的な書き方例

送付した日付を右上に記入
書類一式を送付した日時を右上に記入します。

宛先は左詰めで記入
宛先を左詰で記載します。ここでも「御中」「様」を使い分けましょう。

自分の氏名・連絡先を記入
誰が送付したか一目でわかるよう、住所、氏名、連絡先を記入しましょう。

「拝啓」からはじめて時候の挨拶を記入
初めに「拝啓」を記入し、時候の挨拶を述べましょう。その後書類送付の旨を記載します。
最後は「敬具」でしめましょう。

書類と枚数を記入
どのような書類を何枚同封しているのか記載します。

最後は「以上」を記入
全て書き終わったら、右詰めで「以上」と記載します。忘れないように注意しましょう。

書類の入れ方は二つ折りにする

封筒に入れる際、履歴書は二つ折りで入れるようにします。
ここでいう「二つ折り」とは、見開きの履歴書を真ん中で半分に折った状態の事です。市販の履歴書はあらかじめ二つ折りにされているものが多いため、これ以上折らないようにしましょう。折る回数が多いと、採用担当者が読みづらく感じてしまいます。

またPCで履歴書を作成し、それをコピーして持参する際も、A3 もしくはB4で印刷し二つ折りにしましょう。

封筒の選び方

ここまで封筒の書き方や入れ方をご説明してきましたが、封筒といっても種類は様々で何を買ったら良いか迷ってしまいますよね。
封筒はどのようなものがよいか解説します。

封筒のサイズはA4を選ぶ

封筒のサイズはA4ものを選びましょう。先程述べたとおり、履歴書を二つ折りにして綺麗に入れられるサイズはA4がベストです。
まれに市販の履歴書には縦長の封筒がセットで付いていることがあります。この封筒を使ってしまうと履歴書を二つ折り以上に折ってしまうため、使わない方が良いでしょう。

封筒の色は白がベスト

封筒の色に関しては必須ではありませんが、白を選ぶのが無難です。白色だと記載されている文字が読みやすく、企業側で他の書類と紛れにくくなります。

手渡しをする際のマナー

履歴書を手渡しする際には何に気をつければよいのでしょうか。シチュエーション別に解説します。

受付で手渡すときは封筒に入れたままで渡す

履歴書を受付の方や説明会のスタッフに渡す際は、履歴書を封筒に入れたまま渡しましょう。手渡す時には相手から見て読みやすい向きにして手渡すと、丁寧な印象を与えることができます。

面接官に履歴書を手渡すときは封筒から出す

履歴書を面接官に渡す際は封筒から出し、クリアファイルに入れたまま封筒の上に重ねましょう。手渡す際には先程と同様、面接官の読みやすい向きで渡します。

渡すタイミングは面接官から提示を求められたときで問題ありません。「履歴書をお持ちしました。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」等と添えると丁寧な印象を与えることができます。

よくある疑問と解決法

最後に、封筒を書いている際によく頂く疑問と解決方法をご説明します。

自分用に履歴書のコピーをとっておく

企業に送付する前に、履歴書のコピーを取っておくことをおすすめします。自分が書いた志望動機や自己PR等の内容を確認できるため、面接対策をする際に便利です。

封筒の宛名は黒の油性サインペンで記入する

どのようなペンで宛名を書けばいいか迷われる方もいらっしゃいますが、基本的には黒の油性サインペンがおすすめです。耐水性もあり、読みやすい宛名を書くことが可能です。
一方で、ボールペン、筆ペン、フリクション(消せるインクのペン)、万年筆などは避けた方が良いでしょう。

封筒の宛名は横書きでもよい

前述した宛名の記載例では宛名を縦書きに記載していますが、横書きでも問題はありません。住所(ビル)名や会社名にアルファベットが多い場合は、横書きの方が読みやすいため、応募企業によって臨機応変に対応しましょう。
宛名を記載する上で注意することは縦書きと同じですが、「履歴書在中」の文字は右下に書くようにすると良いでしょう。

番地は漢数字に直さなくてもよい

例えば「○○町2丁目32番地11」という住所の場合、数字を漢数字に直した方が良いのか?という質問をよく頂きます。
この場合、「○○町2丁目」までが「町名」と考えられる事が多いため、「2丁目」を「二丁目」に漢数字に直します。

一方で、「32番地11」はそのまま数字で構いません。漢数字に直した方がよいという見方もありますが、十”は省略して書くのが正式なマナーと言われているため「三二番地一一」と記載する事になります。その場合、読みづらくなり誤送されてしまう可能性が高くなります。数字のまま記入したほうが間違えられることもなく、無事に企業へ届くかと思います。

まとめ

キャリアコンサルタントコメント

封筒を書く際の基本マナーとポイントについて解説しました。
封筒の書き方は正解がなく、履歴書を送る時は○○という大きな決まりはありません。そのため、基本ルールというよりもマナーという位置づけで解説しています。
封筒は採用担当者が読みやすいよう、管理しやすいようにするあなたの気遣いが現れる部分です。いい印象を与えられるよう、ぜひ参考にしてくださいね!

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